domingo, 9 de enero de 2011

LISTA,ORDENAMIENTOS Y FILTROS

INTRODUCCION:
Una lista de Microsoft Excel proporciona características diseñadas para facilitar la administración y el análisis de grupos de datos relacionados en una hoja de cálculo de Excel. Si designa un rango como una lista, podrá administrar y analizar los datos de la lista sin tener en cuenta los datos externos a la lista. Por ejemplo, puede filtrar columnas, agregar una fila para totales, e incluso crear un informe de tabla dinámica utilizando únicamente los datos de la lista.


LISTA






Puede tener varias listas en una hoja de cálculo, lo que le ofrece una gran flexibilidad para separar los datos en función de sus necesidades, en distintos conjuntos manejables.

Al crear una lista en Excel, las características de la lista y los elementos visuales diseñados para mejorar estas características permiten identificar y modificar fácilmente el contenido de la lista.







  1. Cada columna de la lista tiene el Autofiltro habilitado de forma predeterminada en la fila de encabezado. El Autofiltro permite filtrar u ordenar rápidamente los datos.
  2. El borde de color azul oscuro que rodea a la lista permite distinguir claramente el rango de celdas que la forman.
  3. La fila que contiene un asterisco se denomina fila de inserción. Al escribir información en esta fila, se agregarán los datos automáticamente a la lista y se expandirá el borde de la misma.
  4. Puede agregar una fila Total a la lista. Cuando haga clic en una celda de la fila Total, estará disponible una lista desplegable de funciones agregadas.
  5. Puede modificar el tamaño de la lista arrastrando el controlador de tamaño de la esquina inferior del borde de la lista.

  • Ordenar y filtrar listas: Puede ordenar listas en orden ascendente o descendente, o crear órdenes personalizados. También puede filtrar listas para mostrar únicamente los datos que satisfacen los criterios que especifique.

  • Garantizar la integridad de los datos: En las listas que no están vinculadas a listas de SharePoint puede utilizar las características de validación de datos integradas en Excel. Por ejemplo, puede elegir admitir únicamente números o fechas en una columna de una lista. A las listas vinculadas a listas de SharePoint se les aplican automáticamente las características de validación de listas de Windows SharePoint Services. Por ejemplo, al publicar y vincular la lista a un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services o al editar una lista de SharePoint existente en Excel, las reglas de tipos de datos se aplicarán a cada columna de la lista para garantizar que sólo se admite un único tipo de datos en cada columna.

  • Aplicar formato a objetos de lista: Puede aplicar formato a las celdas de una lista, de la misma manera que aplica formato a las celdas de una hoja de cálculo.

  • Compatibilidad con listas en Windows SharePoint Services: Al publicar una lista en un sitio de SharePoint está creando una lista personalizada de SharePoint. Si elige vincular la lista al publicarla (o si exporta una lista de SharePoint existente), puede editarla sin conexión y sincronizar posteriormente los cambios en la lista de SharePoint.


Importar datos

Al importar datos, no tiene necesidad de volver a escribir los datos que desea analizar en Microsoft Excel. También puede actualizar los informes y resúmenes de Excel automáticamente de la base de datos de origen inicial siempre que la base de datos se actualice con información nueva.



                                           




Excel le permite ordenar en orden alfabético normal y en orden inverso, mediante los Botones, Orden Ascendente y Orden Descendente
Se pueden ordenar las filas completas o solamente las celdas seleccionadas, basado en la primer columna de la selección. Desde luego, si sus datos consisten en filas de hechos relacionados entre sí, ordenar por filas completas es más seguro. De otra manera, sus registros pueden mezclarse fácilmente!





ORDENAMIENTO
                                                                                         

Usar el diálogo Ordenar es más flexible que hacerlo mediante los botones de la barra de herramientas. El diálogo le permitirá seleccionar cuales columna(s) usar como base del ordenamiento
 




Puede establecer Ordenar en  tres niveles. Excel ordenará primero todas las filas que se hayan seleccionado basadas en la primer columna que haya elegido. A continuación, Excel ordena las filas que tengan los mismos valores que esa primer columna a Ordenar, usando la segunda columna que haya elegido. Por último Excel ordena las filas que tengan los mismos primeros y segundos valores de columna, usando la tercer columna que usted eligió. Un ejemplo sería un ordenamiento de tres columnas usado para disponer listas de nombres en orden alfabético. Cuando cada nombre consiste de tres celdas - Apellido - Nombre de pila - Nombre del medio.

Hay algunas Listas Personalizadas que son útiles cuando se desea ordenar por Días de la Semana o por los Meses del Año. En la mayoría de los lenguajes, arreglar los días de la semana o los meses en orden alfabético no es de mucha ayuda! Usted quiere el orden que tienen en el calendario!

    


También puede crear su propia Lista Personalizada mediante,  Herramientas |  Opciones  |  ficha Listas personalizadas  cuando el orden por el que quiere ponerlos, no es alfabético ni alfabético invertido. Eso ocurre más a menudo de lo que sería conveniente!



Ejemplo :

  1. Abrir viajes.xls desde su disquete Clase.
     
  2. Seleccionar filas 5 - 23, que contienen los registros de los viajes vendidos. (Asegure de seleccionar las filas completas.)
     
  3. Clic en el botón  Button: Sort Ascending Orden Ascendente de la barra de herramientas Estándar. Las filas seleccionadas son ordenadas en orden alfabético basado en la primer columna.  
                         


  1. Si fuera necesario, seleccionar nuevamente las filas de datos - Filas 5 - 23.
     
  2. Seleccionar  Datos  |  Ordenar...  El diálogo ordenar se abre. Por defecto, al fondo, la fila del Encabezado es seleccionada. De esta forma, Excel asume  que la primer fila que ha seleccionado contiene etiquetas para las columnas. Estas etiquetas están enumeradas en las listas que descienden, para ayudarlo a elegir qué columnas usar para el ordenamiento.
     
  3. En el cuadro de texto Ordenar porseleccionar desde la lista que baja, Viaje, y hacer un clic en Ascendente. Dejar en blanco a los otros cuadros de texto. Esta vez usted usará Ordenar solo en la columna Viaje.  Esté seguro de que la fila Encabezado sea seleccionada. (por defecto)
     Diálogo: Ordenar: columna Viaje


















4.Clic en Aceptar. Las filas seleccionadas son ordenadas, agrupando las filas del mismo valor en la columna Viaje.

Este orden alfabético parece ser complicado. Sería más útil tener a las Ofertas Especiales juntas y a la Otra categoría al final.  Otro es para todos los viajes que no eran una de las ofertas especiales. También, sería más natural ordenar los viajes en el orden en que aparecen en el volante publicitario. De manera que el orden requerido sería: Tahiti, Nueva Zelandia, Mundo, Otro. Necesitará crear una Lista Personalizada.


EJEMPLO 2:
  1. Seleccionar desde el menú  Herramienta  |  Opciones  |  ficha Listas Personalizadas.
     
  2. Clic en el cuadro de Entradas de listas. El cursor aparece en el cuadro de entradas de Listas.
     
  3. Escribir la categoría de viaje como se muestra. Usar la tecla ENTRAR para crear una nueva línea. (Si está compartiendo esta computadora con otros estudiantes, esta lista personalizada puede que ya esté allí.)  


                          


  1. Clic en el botón Agregar para adicionar esta lista al cuadro de Listas personalizadas en el extremo izquierdo.
     
  2. Clic en el botón Aceptar  para cerrar el diálogo.
  

Ordenar: Lista Personalizada  

  1. Con las Filas 5-23 aún seleccionadas, nuevamente abrir el diálogo Ordenar. ( Datos  |  Ordenar )
     
  2. Clic en el botón Opciones. Se abre el cuadro de Opciones de ordenar.  
  1. Seleccionar desde la lista que baja, la lista personalizada de viajes: Tahití, Nueva Zelandia, Mundo, Otro.
     
  2. Dejar la Orientación tildada en Ordenar de arriba abajo y hacer clic en Aceptar.
             Diálogo: Opciones de ordenación



  1. Seleccionar para el segundo cuadro de texto Cliente. Asegure que el diálogo Ordenar se está viendo todavía, Viaje en el primer cuadro de texto y la fila de encabezamiento es seleccionada. Clic en Aceptar.

       


Las filas seleccionadas son ahora ordenadas en el orden de la lista Personalizada, de manera que los diferentes viajes ahora son agrupados juntos. Los Clientes para cada viaje son listados alfabéticamente. Qué bien ordenado!


  1. Class disk Guardar Como viajes2.xls. Si usa el botón Guardar, el archivo guardado antes, será sobrescrito. Normalmente eso estaría muy bien, pero podría desear  a veces más tarde  retroceder a la versión anterior. Se le darán las instrucciones para guardar los resultados de cada lección bajo un nuevo.

 Y la lista quedaria asi a fin de todo los pasos










FILTRO

Los filtros Excel facilitan la busqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.
Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.
Excel proporciona dos formas de filtrar celdas de datos

  1. Autofiltro.
  2. Filtro avanzado.

Autofiltro

Ayuda a administrar fácilmente hojas de cálculo de gran tamaño, que requiran de filtros con criterios simples.





Filtro avanzado

Utilizado para realizar filtros con criterios más complejos. Se diferencia del Autofiltro al tener que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango.

  1. Rango sin filtrar
  2. Rango filtrado
Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul.
Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. También puede utilizar


 Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan más de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango específico (como un valor de Davolio).



Si incluye dos o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen "Davolio," "Buchanan" o "Suyama" en la columna Vendedor.

                                                            

Vendedor
Davolio
Buchanan
Suyama



Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas, introduzca todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 1.000 $.




Escriba

Vendedor

Ventas
Generar
Davolio
>1000



Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde cada conjunto incluye condiciones para más de una columna, introduzca los criterios en filas independientes. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las filas que contienen "Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 3.000 $ y también muestra las filas del vendedor Buchanan con valores de ventas
superiores a 1.500 $.

Vendedor

Ventas
Davolio>3000
Buchanan>1500


Para buscar filas que cumplan más de dos conjuntos de condiciones, incluya columnas múltiples con el mismo título. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las ventas comprendidas entre 5.000 y 8.000 $ junto con aquellas inferiores a 500 $.



Ventas

Ventas
>5000<8000
<500






REFLEXION:

"La lista es una forma de ordenar una mayor cantidad de datos , tambien es una forma mas practicas de organizar.

 Los ordenadores son como su nombre lo indican los que ordenan son basicos para organizar datos , existen dos botones que te permiten como usuario tener el acceso directo a ordenar ya sea de la A a la Z como se ordena normalmente o viceversa de la Z a la A, eso es dependiendo de las necesidades de los usuarios. Otra forma mas avanzada de ordenar los datos , cuando el usuario desea ordenar 1 o mas columnas debe de seleccionarlas y en esta entrada se te indica los paso que debes realizar para que se logre ordenar tal y como el usuario desee.

El filtro es otra forma de ordenar solo que por ese medio se maneja al mayor que . menor que igual y distinto Ejemplo : en una lista de unos alumnos al saber sus calificaciones se puede usar el filtro avanzado y en esta funcion se puede indicar mayor que 6 y automaticamente se puede observar los alumnos que pasaron la materia. "

Autor: Susan Anahi Serrano Goytortuo


Fuentes : http://territoriopc.com/excel/listas-en-excel/
                 http://www.duiops.net/manuales/excel/excel11.htm
                 http://www.cavsi.com/preguntasrespuestas/que-es-un-filtro-excel/
                 http://www.duiops.net/manuales/excel/excel9.htm

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